Kinh nghiệm ủy thác nhập khẩu hàng Trung Quốc chính ngạch

Với doanh nghiệp nhập khẩu hàng Trung Quốc số lượng lớn, rủi ro không nằm ở việc “có mua được hàng hay không”, mà nằm ở quy trình nhập khẩu có được kiểm soát chặt chẽ hay không. Chỉ cần sai một bước nhỏ trong khâu chứng từ, HS code hoặc thủ tục hải quan, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với việc chậm tiến độ, phát sinh chi phí lớn hoặc thậm chí bị truy thu thuế.

Chính vì vậy, ủy thác nhập khẩu hàng Trung Quốc chính ngạch đang trở thành lựa chọn của nhiều doanh nghiệp muốn nhập khẩu ổn định, hợp pháp và tối ưu tổng chi phí trong dài hạn.

Bài viết này chia sẻ kinh nghiệm ủy thác nhập khẩu hàng Trung Quốc theo góc nhìn thực tế, tập trung vào những vấn đề mà doanh nghiệp nhập lô lớn thường gặp và cần đặc biệt lưu ý.

Ủy thác nhập khẩu hàng Trung Quốc chính ngạch là gì?

Ủy thác nhập khẩu hàng Trung Quốc chính ngạch là hình thức doanh nghiệp ủy quyền cho một đơn vị logistics thay mặt mình thực hiện toàn bộ quy trình nhập khẩu hợp pháp theo quy định của pháp luật Việt Nam và Trung Quốc.

Đơn vị nhận ủy thác sẽ đứng ra xử lý các công việc như: chuẩn bị hồ sơ, khai báo hải quan, nộp các loại thuế (thuế nhập khẩu, VAT và các loại thuế khác nếu có), làm kiểm tra chuyên ngành (nếu phát sinh), thông quan và vận chuyển hàng về kho cho doanh nghiệp.

Với các lô hàng lớn, hình thức này giúp doanh nghiệp giảm áp lực vận hành nội bộ và kiểm soát rủi ro tốt hơn so với việc tự xử lý toàn bộ quy trình.

Khi nào doanh nghiệp nên ủy thác nhập khẩu chính ngạch?

Thực tế, nhiều doanh nghiệp hoàn toàn có khả năng tự nhập khẩu, nhưng vẫn lựa chọn ủy thác vì bài toán hiệu quả tổng thể, không chỉ là chi phí dịch vụ.

Ủy thác nhập khẩu chính ngạch đặc biệt phù hợp khi doanh nghiệp:

• Chưa có đội ngũ xuất nhập khẩu đủ kinh nghiệm để xử lý các tình huống phát sinh
• Nhập các mặt hàng có chính sách phức tạp, dễ phát sinh kiểm tra chuyên ngành
• Thực hiện các lô hàng giá trị cao, cần chứng từ – hóa đơn – hồ sơ đầy đủ để hạch toán
• Cần tiến độ giao hàng ổn định cho kế hoạch sản xuất, phân phối
• Muốn kiểm soát chi phí rõ ràng ngay từ đầu, tránh phát sinh khó lường

👉 Có thể bạn quan tâm: Dịch vụ ủy thác nhập khẩu hàng Trung Quốc chính ngạch, tối ưu thuế phí và cam kết bảo hiểm hàng hóa 100%

Kinh nghiệm ủy thác nhập khẩu hàng Trung Quốc doanh nghiệp không nên bỏ qua

1. Chốt HS code và chính sách mặt hàng trước khi ký hợp đồng

Với lô hàng lớn, HS code không chỉ ảnh hưởng đến thuế suất mà còn quyết định luồng kiểm tra và mức độ rủi ro khi thông quan. Rất nhiều doanh nghiệp chỉ phát hiện vấn đề khi hàng đã về đến cửa khẩu, dẫn tới việc phải điều chỉnh hồ sơ hoặc bổ sung chứng từ, kéo theo chi phí phát sinh.

Kinh nghiệm thực tế là doanh nghiệp nên cung cấp đầy đủ thông tin về hàng hóa (tên hàng, công dụng, chất liệu, model, hình ảnh thực tế) để đơn vị ủy thác rà soát trước HS code và chính sách nhập khẩu.

Lưu ý: ngoài thuế nhập khẩu và VAT, doanh nghiệp cần kiểm tra khả năng áp dụng các loại thuế đặc biệt như thuế chống bán phá giá, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế bảo vệ môi trường nếu mặt hàng thuộc diện điều chỉnh.

2. Chuẩn hóa bộ chứng từ ngay từ đầu

Chứng từ là “xương sống” của nhập khẩu chính ngạch, đặc biệt với doanh nghiệp nhập hàng đều và số lượng lớn. Việc thiếu hoặc sai lệch chứng từ có thể khiến lô hàng bị chậm thông quan dù hàng hóa hoàn toàn hợp lệ.

Doanh nghiệp nên thống nhất với đơn vị ủy thác ngay từ đầu về bộ chứng từ cần chuẩn bị, bao gồm:

• Hợp đồng mua bán (Sales Contract)
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
• Phiếu đóng gói (Packing List)
• Vận đơn (Bill)
• Tờ khai nhập khẩu
• Chứng từ nộp thuế
• C/O form E (nếu có)
• Giấy phép hoặc chứng từ kiểm tra chuyên ngành (nếu phát sinh)

Việc chuẩn hóa sớm giúp tránh tình trạng “chạy giấy” khi hàng đã về tới cửa khẩu.

3. Hợp đồng ủy thác phải làm rõ trách nhiệm và rủi ro

Với doanh nghiệp nhập lô lớn, hợp đồng ủy thác không nên chỉ dừng ở mức “ghi nhận dịch vụ”. Hợp đồng cần làm rõ ai chịu trách nhiệm trong từng khâu và cách xử lý khi có phát sinh.

Một số nội dung cần được thể hiện rõ:

• Bên nào đứng tên tờ khai hải quan
• Trách nhiệm khai HS code và trị giá
• Cách xử lý khi phát sinh kiểm hóa, kiểm tra chuyên ngành
• Mốc thời gian cập nhật tiến độ
• Cơ chế bồi thường nếu lỗi phát sinh do vận hành

Kinh nghiệm thực tế cho thấy, phí ủy thác thấp chưa chắc là tối ưu, nếu hợp đồng không kiểm soát được rủi ro.

4. Lựa chọn điều kiện giao hàng và phương án vận chuyển phù hợp

Với lô hàng lớn, điều kiện giao hàng (EXW, FOB, CIF…) ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng kiểm soát chi phí và tiến độ. Doanh nghiệp cần thống nhất rõ với đơn vị ủy thác để tránh chồng chéo trách nhiệm giữa nhà cung cấp và đơn vị vận chuyển.

Trong nhiều trường hợp, việc để đơn vị ủy thác chủ động nhận hàng, gom hàng và tổ chức vận chuyển giúp giảm rủi ro và tối ưu thời gian hơn.

5. Luôn dự phòng kịch bản kiểm hóa và kiểm tra chuyên ngành

Không phải lô hàng nào cũng thông quan “một mạch”. Với doanh nghiệp nhập số lượng lớn, việc chuẩn bị sẵn kịch bản xử lý giúp giảm đáng kể thời gian chờ đợi.

Một số tình huống thường gặp:

• Yêu cầu bổ sung mô tả hàng hóa, catalogue, hình ảnh
• Kiểm tra thực tế hàng hóa
• Yêu cầu kiểm định hoặc chứng nhận bổ sung

Kinh nghiệm là nên tách riêng các mặt hàng có rủi ro cao thay vì gộp chung với các mặt hàng thông quan thuận lợi.

6. Tính chi phí theo công thức, không ước lượng

Nhập khẩu lô lớn đòi hỏi doanh nghiệp kiểm soát chặt giá vốn. Thay vì ước lượng, doanh nghiệp nên yêu cầu đơn vị ủy thác báo chi phí theo từng nhóm rõ ràng, bao gồm:

• Vận chuyển nội địa Trung Quốc (nếu có)
• Vận chuyển quốc tế
• Phí dịch vụ ủy thác
• Phí thủ tục hải quan
• Thuế nhập khẩu, VAT và các loại thuế khác (nếu có)
• Phí kiểm tra chuyên ngành, lưu kho (nếu phát sinh)

Cách làm này giúp doanh nghiệp chủ động kế hoạch tài chính và hạn chế chi phí ngoài dự kiến.

7. Minh bạch tiến độ và hồ sơ sau thông quan

Với doanh nghiệp nhập đều và nhập lớn, việc theo dõi tiến độ và đối soát hồ sơ không thể làm thủ công. Đơn vị ủy thác cần cung cấp thông tin rõ ràng theo từng mốc: nhận hàng, vận chuyển, thông quan, giao hàng và bàn giao hồ sơ.

Điều này đặc biệt quan trọng để doanh nghiệp hạch toán kế toán và kiểm soát nội bộ.

Quy trình ủy thác nhập khẩu hàng Trung Quốc chính ngạch

1. Tư vấn mặt hàng – HS code – chính sách

2. Ký hợp đồng ủy thác và thống nhất chi phí

3. Nhận hàng tại kho Trung Quốc, xếp xe/container

4. Chuẩn bị hồ sơ và khai báo hải quan

5. Nộp thuế, xử lý kiểm tra (nếu có)

6. Thông quan và vận chuyển về Việt Nam

7. Bàn giao hàng hóa và bộ hồ sơ hoàn chỉnh

👉 Bạn có thể tìm hiểu chi tiết hơn về: Quy trình ủy thác nhập khẩu hàng Trung Quốc về Việt Nam

Review công ty ủy thác nhập khẩu chính ngạch hàng Trung Quốc an toàn, uy tín

Khi lựa chọn một đối tác để ủy thác nhập khẩu chính ngạch hàng Trung Quốc, doanh nghiệp cần xem xét nhiều yếu tố như uy tín, kinh nghiệm, chất lượng dịch vụ và giá cả. Với bề dày hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vận chuyển hàng Trung Quốc về Việt Nam, Hoa Nam Logistics hiện đang là công ty được rất nhiều doanh nghiệp tin tưởng và đánh giá cao. 

Dưới đây là một đánh giá chi tiết về công ty này.

• Cung cấp dịch vụ ủy thác nhập khẩu chính ngạch trọn gói, bao gồm tất cả các bước từ tư vấn, mua hàng, kiểm tra hàng, làm thủ tục hải quan, nộp thuế và phí, đến vận chuyển hàng hóa về kho của doanh nghiệp.
• Cam kết thực hiện mọi thủ tục một cách chính xác và nhanh chóng, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí.
• Bảng giá dịch vụ vận chuyển Trung Việt cạnh tranh và minh bạch, doanh nghiệp sẽ nhận được bảng giá chi tiết, rõ ràng, không có các khoản chi phí ẩn. 
• Hệ thống vận chuyển hiện đại và chuyên nghiệp, giúp theo dõi và xử lý hàng hóa một cách nhanh chóng, hiệu quả.  
• Đội ngũ nhân viên được đào tạo bài bản, không chỉ có kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics mà còn am hiểu về các quy định pháp lý liên quan đến xuất nhập khẩu. Điều này đảm bảo rằng mọi thủ tục hải quan đều được thực hiện đúng luật và nhanh chóng. Đồng thời, có thể giải quyết vấn đề phát sinh một cách nhanh chóng trong quá trình nhập khẩu.

Với các doanh nghiệp ưu tiên ổn định, minh bạch và tuân thủ pháp lý, việc lựa chọn đơn vị ủy thác có kinh nghiệm vận hành thực tế là yếu tố then chốt.

Hoa Nam Logistics - công ty xuất nhập khẩu Trung Việt uy tín chuyên nghiệp hàng đầu Việt Nam, doanh nghiệp có thể được hỗ trợ từ khâu tư vấn chính sách, chuẩn hóa chứng từ, làm thủ tục hải quan đến vận chuyển và bàn giao đầy đủ hồ sơ, giúp quá trình nhập khẩu diễn ra chủ động và an toàn hơn.

Kết luận: Kinh nghiệm ủy thác nhập khẩu hàng Trung Quốc chính ngạch cho doanh nghiệp không nằm ở việc “làm cho xong một lô hàng”, mà nằm ở khả năng kiểm soát rủi ro, chi phí và tiến độ trong dài hạn. Khi lựa chọn đúng mô hình ủy thác và đối tác phù hợp, doanh nghiệp có thể biến nhập khẩu chính ngạch thành một lợi thế vận hành bền vững.